Administratief medewerker artsen en consultatiebureaus

Wij zijn op zoek naar een gemotiveerde administratief medewerker voor ons team klantenmanagement artsen en consultatiebureaus (CB’s). In deze rol verleen je administratieve ondersteuning aan de accounts binnen het team, om een vlotte en efficiënte administratieve werking te garanderen. Daarnaast zal je soms ook worden ingezet in administratieve processen samen met de klantenbeheerders.

Een dag uit je leven als administratief medewerker artsen en CB’s:

Informatieverzameling en -verwerking

• Het verzamelen, invoeren en up-to-date houden van gegevens.
• Controleren op correctheid en volledigheid van gegevens.

Informatiebeheer

• Klassementen aanleggen en beheren zodat informatie snel teruggevonden kan worden.
• Beheren van het archief en de mappenstructuur (incl. SharePoint).
• Verslagen en documenten digitaal opslaan en toegankelijk maken voor collega’s.

Dossierbehandeling ondersteunen

• Ondersteunen bij het opmaken en administratief verwerken van dossiers.
• Vragen beantwoorden over dossiers en activiteiten inplannen, in Mirage, Karibou. Bijvoorbeeld mentorzittingen registreren.
• Administratief proces van het kennismakingsgesprek met artsen ondersteunen.

Opstellen van documenten

• Lay-out van documenten verzorgen en ondersteuning bieden bij het onderhouden van de teamsite.

Ondersteunende taken

• Operationele ondersteuning bieden, zoals het verzorgen van typewerk, kopiëren en informatieverstrekking.
• Logistieke ondersteuning bieden bij vergaderingen en andere activiteiten.

Agendabeheer

• Beheren van agenda’s van leidinggevenden en medewerkers.
• Afspraken maken en communiceren over eventuele wijzigingen.

Waarom deze job echt iets voor jou is:

We zoeken iemand die:

• Verantwoordelijkheid neemt en correct handelt volgens de regels en afspraken.
• Klantgericht is en vriendelijk en adequaat reageert op vragen van collega’s en externe partners.
• Zorgvuldig werkt en ook onder tijdsdruk oog heeft voor details en kwaliteit.
• Efficiënt kan plannen en organiseren en weet hoe prioriteiten te stellen.
• Initiatief toont en zelfstandig problemen oplost.
• Een teamspeler is, die informatie deelt en waar nodig anderen helpt.
• Flexibel is en zich kan aanpassen aan wisselende omstandigheden en behoeften.

• Je bent medewerker bij Opgroeien in niveau C of je hebt een diploma dat toegang geeft tot niveau C.
• Je hebt het liefst al ervaring in een administratieve functie
• Je werkt proactief en hebt oog voor details.
• Je hebt sterke informaticavaardigheden, en kan vlot overweg met bijvoorbeeld PowerPoint, Excel, Word,…

Ook belangrijk:

• Je werkt proactief en hebt oog voor details.
• Je hebt sterke informaticavaardigheden, en kan vlot overweg met bijvoorbeeld PowerPoint, Excel, Word,…

Als administratief medewerker artsen en consultatiebureaus  zit je in looncategorie C111.

De meest geschikte kandidaat komt zo vlug mogelijk in dienst, uiterlijk 3 maanden na de kennisgeving. 

• Als je al ingeschaald bent in niveau C, en je bent statutair personeelslid, of een contractueel personeelslid met een onbepaalde duur contract, dan kan je jouw statuut, graad en salaris behouden.
• Als je nog niet ingeschaald bent in niveau C, dan word je contractueel in dienst genomen en word je ingeschaald in de graad van medeweker (rang C1) met de bijhorende salarisschaal C111. 
• Ben je een contractueel personeelslid met een tijdelijk contract, en niet objectief geworven? Dan wordt jouw huidige, tijdelijke contract stopgezet, en werk je onder een nieuw tijdelijk contract. Je wordt ingeschaald in de graad van medewerker (rang C1) met bijhorende salarisschaal C111.