Deskundige ondersteuning algemeen directeur

Je staat in voor ondersteuning van de algemeen directeur en de afdeling Beleidscoördinatie met als doel een vlotte, efficiënte werking te creëren. Je werkt hiertoe heel nauw samen, niet alleen met de algemeen directeur, maar ook met de collega’s binnen de afdeling en buiten de afdeling, zodat we vanuit een sterke geïntegreerde werking een krachtige bijdrage leveren aan het kansrijk opgroeien van elk kind, elke jongere in Vlaanderen en Brussel .

Concreet sta je in voor: 

• Beheren van de agenda van de algemeen directeur
• Zelfstandig opnemen en coördineren van afgesproken (ad hoc-)opdrachten
• Verzamelen en verwerken van input van beleidsafdelingen tot agentschapsbrede voorstellen en standpunten
• Opvolgen van planningen
• Opvolgen en coördineren van parlementaire vragen en kabinetsopdrachten
• Beheren van de mailbox ‘internationaal@opgroeien.be’
• Coördineren van afspraken en vergaderingen
• Voorbereiden en notuleren van structureel en ad-hocoverleg, zowel intern als extern
• Ondersteunen bij praktische zaken m.b.t. overleg (vastleggen vergaderzalen, uitnodigingen versturen, catering,…)
• Het afhandelen van ingaande en uitgaande communicatie
• Lay-outen van documenten
• Opmaken van formele documenten (convenanten, subsidiebesluiten, …) op basis van inhoud aangeleverd door beleidsmedewerkers, gebruikmakend van de beschikbare sjablonen
• Onderhouden van de Sharepointomgeving: documenten op juiste plaats opslaan, naamgeving bestanden,…)
• Ondersteunen van beleidsmedewerkers 

• Je bent personeelslid van Opgroeien of Opgroeien Regie in niveau B of je hebt een diploma dat toegang geeft tot niveau B.
• Je beschikt over minimum 6  jaar relevante ervaring met het uitvoeren van ondersteunend administratief werk
• Je hebt een uitstekende kennis van Office-tools zoals Word, Excel, Outlook, PowerPoint, OneNote, SharePoint,…
• Je hebt een vlotte schrijfstijl en bent communicatief sterk
• Je bent nauwgezet en georganiseerd
• Je werkt proactief
• Je houdt overzicht
• Je bent stressbestendig en hebt zin voor verantwoordelijkheid
• Je bent discreet

Als deskundige ondersteuning algemeen directeur zit je in looncategorie B111.

De meest geschikte kandidaat komt zo vlug mogelijk in dienst, uiterlijk 3 maanden na de kennisgeving. 

• Als je al ingeschaald bent in niveau B, en je bent statutair personeelslid, of een contractueel personeelslid met een onbepaalde duur contract, dan kan je jouw statuut, graad en salaris behouden.
• Als je nog niet ingeschaald bent in niveau B, dan word je contractueel in dienst genomen en word je ingeschaald in de graad van medeweker (rang B1) met de bijhorende salarisschaal B111.
• Ben je een contractueel personeelslid met een tijdelijk contract, en niet objectief geworven? Dan wordt jouw huidige, tijdelijke contract stopgezet, en werk je onder een nieuw tijdelijk contract. Je wordt ingeschaald in de graad van medewerker (rang B1) met bijhorende salarisschaal B111.