Voor het implementeren van online ondersteuning zal een organisatie eerst randvoorwaarden moeten scheppen op organisatorisch, technisch, methodisch, juridisch en personeelsgebied. Zonder de pretentie volledig te zijn bieden we hieronder een checklist die een indruk geeft van wat er in de organisatie onder meer op orde zou moeten zijn voor het bieden van online ondersteuning. De ontwikkeling van online hulpverlening is echter blijvend sterk in ontwikkeling. De verwachting is dat in de aankomende jaren steeds meer professionals (een deel van) hun werk online zullen vormgeven. Dit betekent dat de hier omschreven competenties en randvoorwaarden verder dienen te worden aangescherpt en uitgebreid.
Organisatorische/financiële randvoorwaarden
- Er is fiat en draagvlak voor ontwikkeling en bijbehorende randvoorwaarden vanuit de directie.
- Er is een ontwikkelgroep voor vormgeving en randvoorwaarden van het nieuwe aanbod.
- Er is financiële dekking/budget.
- Er zijn afspraken met ketenpartners (o.a. over wie doet wat en doorverwijzing).
- Er is duidelijkheid over de positie in de keten van het aanbod online opvoedingsondersteuning.
- Er is een plan voor toeleiding en werving van cliënten.
- Er is een plan voor registratie/archivering van cases.
- Er is een plan voor evaluatie en mogelijk ook onderzoek van het nieuwe aanbod.
- Er is een plan voor implementatie, borging en onderhoud van het nieuwe aanbod.
Juridische randvoorwaarden
- De organisatie voldoet aan de wet bescherming persoonsgegevens voor opslag en verwerking van persoonsgegevens .
- Er zijn heldere richtlijnen in de organisatie over het gebruik van online communicatiemiddelen en privacy opgesteld voor uitvoerders.
- Er is een duidelijk beleid rondom online signalen van kindermishandeling.
- Er is een duidelijk beleid voor crisissituaties (bijv. suïcidedreiging van een ouder).
Methodische randvoorwaarden
- Aan het aanbod ligt een duidelijk theoretisch kader ten grondslag.
- Er is een vaste procedure voor toeleiding, intake, uitvoering en afhandeling vastgelegd in een draaiboek, protocol of richtlijn.
- Bij de uitvoering is voor de ouder transparant met wie hij/zij van doen heeft, wat het aanbod inhoudt en wat de ouder kan doen bij eventuele klachten.
- De informatie die wordt gegeven is gevalideerd en wordt zo mogelijk beschikbaar gesteld in voor ouders te downloaden informatiebrochures etc.
Personele randvoorwaarden
- Uitvoerders zijn getraind in het specifieke aanbod.
- Uitvoerders zijn bekend met de mogelijkheden en beperkingen van deze vorm van ondersteuning zodat ze dit kunnen uitleggen aan ouders.
- Uitvoerders zijn bekend met relevante ICT-termen (zoals IP-adres, URL etc.).
- Uitvoerders weten welke ICT-ondersteuning beschikbaar is bij storingen.
- Uitvoerders zijn bekend met de richtlijnen van de organisatie over het gebruik van online communicatiemiddelen en privacy.
- Uitvoerders zijn zich bewust van het feit dat kindermishandeling kan plaatsvinden en zijn bekend met het organisatiebeleid ten aanzien van online signalen van kindermishandeling.
- Kwaliteitsborging vindt plaats, bijvoorbeeld door middel van bijscholing, intervisie en supervisie.
Technische randvoorwaarden
- Het aanbod is beveiligd tegen onbereikbaarheid, oneigenlijke toegang en uitlekken van gegevens.
- De onderliggende techniek van het aanbod is betrouwbaar.
- De toegankelijkheid van het aanbod is gewaarborgd.
- Er is ICT-ondersteuning beschikbaar voor uitvoerders, bijvoorbeeld in de vorm van een helpdesk.
- Er is voorzien in technisch onderhoud.
