Gemeente Ardooie: "Monitoring en evaluatie zit in heel onze werking verweven"

Ardooie kampte met een overbezetting in de buitenschoolse opvang. De diensten buitenschoolse opvang, cultuur, jeugd en sport en externe partners sloegen de handen om hun aanbod op elkaar af te stemmen, leggen elk hun eigen accenten en zorgen er zo voor dat er een divers, laagdrempelig BOA-aanbod is voor elke leeftijdsgroep.

Bovendien zet Ardooie heel sterk in op continue monitoring en evaluatie om het aanbod nog beter af te stemmen op de noden van gezinnen. Ilse Archie, diensthoofd buitenschoolse opvang, vertelt hoe het diverse, laagdrempelige BOA-aanbod tot stand is gekomen en hoe ze de monitoring en evaluatie aanpakken.

Geleidelijk naar elkaar toe groeien, met respect voor elkaars werking en eigenheid

Ilse: “Door onze beperkte personeelsbezetting en de overbezetting in de kinderopvang, moesten we op een creatieve manier aan de slag om een kwalitatief buitenschools aanbod te kunnen bieden. Samenwerken over de gemeentediensten heen en met externe partners was daarbij onmisbaar. Maar dat liep niet onmiddellijk van een leien dakje.”  

“Bij de start van de samenwerking, was er wat terughoudendheid tussen de verschillende partners. Er heerste een gevoel van concurrentie, het aanbod stemde niet goed op elkaar af. We zijn geleidelijk aan naar elkaar toe gegroeid, met respect voor elkaars werking en eigenheid. Dicht naast elkaar werken, vertrouwen op elkaar, dingen kunnen doorgeven... zorgt ervoor dat we ondertussen een stevige werking op poten hebben kunnen zetten.” 

“Nu loopt de samenwerking vlot. We leggen continu linken naar elkaar, bijvoorbeeld een voetbalweek organiseren in de zomervakantie, judo-initiatie met kleuters, huiswerkbegeleiding in de bib samen met het OCMW, … Heel wat activiteiten zijn spontaan in elkaar verweven geraakt.”

Een laagdrempelig aanbod, op maat van de gezinnen

Ilse: “We vinden het belangrijk om ons aanbod zo laagdrempelig mogelijk te maken. We zoeken naar een goed evenwicht tussen aanbod met inschrijvingen vooraf en aanbod dat vrij toegankelijk is. Ouders kunnen dan vooraf hun opvangnoden inplannen of nog last minute beslissen om aan hun kinderen te laten aansluiten in de opvang. We kiezen ook voor democratische prijzen voor de kampjes. Gezinnen kunnen een keuze maken volgens de interesses of noden van het kind, de prijs hoeft niet doorslaggevend te zijn.”

De noden van kinderen en gezinnen vormen duidelijk de leidraad. Ilse: “Samen met de ouders van de oudste kleuters maken we de afweging waar het kind zich best voelt: de opvang, het kleuterkamp of het speelplein. De lage toiletjes en mogelijkheid om te slapen vind je in de opvang, op het speelplein vind je dan weer dat speelse karakter. Zeker voor kinderen met een specifieke zorgbehoefte wordt dit bekeken: hiervoor gaan we in dialoog met de ouders om te zoeken naar de beste oplossing voor de noden van het kind."

“Samen met de ouders van de oudste kleuters maken we de afweging waar het kind zich best voelt.”

Ilse Archie, diensthoofd buitenschoolse opvang gemeente Ardooie

Monitoring en evaluatie als rode draad doorheen onze werking

Ilse: “Monitoring en evaluatie zit in onze hele werking verweven. We volgen continu het aantal plaatsen van de kinder- en sportkampen op. Hoe vlug zijn de kampen volzet? Hoeveel dagen opvang hebben ouders nodig? Elke vakantie bekijken we de bezettingscijfers en we voorzien extra aanbod als dat nodig blijkt.” 

“Ook de tevredenheid van ouders en kinderen dragen we hoog in het vaandel. De begeleiders op de locaties pikken veel op van ouders, luisteren naar hun opmerkingen en complimenten en geven dat door. Het dagelijkse contact met de ouders levert veel waardevolle feedback op. Eind 2022 staat een algemene bevraging bij ouders gepland. Wat vinden ze van het aanbod? Wat kan verbeteren? We kampen nog regelmatig met overbezettingsproblemen en willen bekijken of we toch meer met voorinschrijvingen kunnen werken. De bevraging kan ons helpen om inzicht te krijgen hoe ouders hier tegenover staan. We brainstormen nog over de aanpak, bv. al dan niet samenwerken met een externe partner als VIVES. ” 

“En last but not least: wat vinden de kinderen zelf van ons aanbod? In de buitenschoolse opvang organiseren we een best of-week. De kinderen mogen zelf kiezen welke activiteiten van de voorbije zomerperiode ze graag nog eens opnieuw willen doen. Via een score maken ze een wall of fame van de leukste activiteiten en komen ze zo samen tot een kalender voor de laatste week. Dat zorgt voor inspraak en betrokkenheid. Daarnaast houden we ook op de achterkant van de activiteitenfiche bij wat de kinderen ervan vonden en of er een grote opkomst was. Op die manier putten begeleiders inspiratie uit de feedback voor toekomstige en nieuwe activiteiten.”