Toegankelijke, ondersteunende en duidelijke mails schrijven, hoe doe je dat? Waar moet je op letten?
Met deze checklist maak je je e-mails leesvriendelijker.
- Staat je lezer centraal? Spreek je lezer persoonlijk aan. Het gaat namelijk niet over jou. ‘Je’ staat centraal, niet ‘ik’ of ‘wij’. (En zorg er meteen ook voor dat je de naam van de jongere of ouder juist schrijft. Niets vervelender dan een e-mail krijgen waarin je naam verkeerd gespeld is.)
- Staat het belangrijkste eerst? De lezer kijkt eerst naar de onderwerpregel, de tussenkopjes en de eerste zin van je alinea. Vertel daar de belangrijkste zaken. Als je lezer snel de mail ‘scant’, weet die meteen waarover het gaat.
- Schrijf je positief? Trek een positief spoor door de hersenen van je lezer. Schrijf bijvoorbeeld ‘Vraag gerust’, en niet: ‘Aarzel niet om te vragen’. Gebruik actieve zinnen en gebiedende wijs, dat zet je lezer aan tot actie.
- Ga je in dialoog? Gebruik korte zinnen en stel vragen. Zo ga je een dialoog aan. Stem je taalgebruik ook af op de lezer. Tegen een jongere gebruik je andere taal dan tegen een ouder. Pas op met jargon!
- Schrijf je ‘snel’? Vermijd vertragers, gebruik versnellers. De ‘snelle’ zin komt meteen binnen. Vermijd omslachtige omschrijvingen en gebruik niet meer woorden dan nodig. Vergelijk deze twee zinnen maar eens en het is meteen duidelijk waarom:
- ‘Probeer dit eens?’
- ‘Je zou kunnen overwegen om dit eens te proberen.’
- Is het overzichtelijk? Structureer je informatie. Maak je een opsomming? Gebruik dan tussenkopjes en bullets. Maar overdrijf er niet mee. Drie tot vijf, of hoogstens zeven bullets, en dan iets anders.
- Staat je naam eronder? Onderteken je mail persoonlijk. Jij krijgt ook liever een mail van een persoon dan van een dienst, niet? Zorg er wel voor dat je handtekening niet langer is dan de inhoud van je mail. Anders lijkt het alsof je dat belangrijker vindt.
Meer leren hierover? Schrijf in voor de opleidingen in het kader van Bandbreedte. Ben je een professional in de jeugdhulp en heb je rechtstreekse contacten met kinderen, jongeren of ouders? Dan zijn er geen inschrijvingskosten aan deze training verbonden.
Andere nieuwsberichten
